¿Qué es una auditoría legal?

Así como una auditoría financiera mirará más allá de sus balances y hacia sus cuentas y datos transaccionales, una auditoría legal examina las políticas, procedimientos, archivos y documentos de su compañía para evaluar su estado legal.

Una auditoría legal se centrará en una sola área operativa de su negocio y analizará a fondo su posición legal. Mientras que una auditoría financiera está diseñada para asegurarse de que usted no está filtrando dinero o perdiendo oportunidades financieras, una auditoría legal está diseñada para asegurarse de que usted no tiene ningún riesgo legal oculto acechando en sus archivadores que pueda poner a su compañía en riesgo legal por multas o litigios.

Una auditoría legal va más allá de las meras cuestiones de cumplimiento. También se asegura de que está aprovechando al máximo su posición legal en lo que se refiere a sus proveedores, clientes y competidores.

Generalmente, una auditoría legal se enfocará en el ámbito legal general de la compañía. En cuyo caso, a menudo se comparan con los exámenes físicos de los pacientes o con los ajustes de los automóviles.

Pero, dependiendo de la empresa, también pueden centrarse en un área específica de interés. En cuyo caso, una auditoría legal es más como una prueba de esfuerzo que usted podría hacerse para asegurarse de que su corazón y su sistema respiratorio están en buena forma.

Algunas empresas tienen auditorías legales regulares de sus áreas de operación más sensibles o de las partes de su negocio en las que tradicionalmente existe un alto grado de riesgo legal.

¿Cómo funciona una auditoría legal?

A menudo, cuando la gente se imagina una auditoría legal, se imagina equipos de abogados con demandas marchando con cajas de documentos. Pero, una auditoría legal no es una redada. Las mejores auditorías legales son discretas. No interfieren con la gestión diaria de su empresa.

Las compañías en industrias fuertemente reguladas necesitarán auditorías legales que profundicen más que las industrias poco reguladas. Del mismo modo, una empresa que ha crecido rápidamente o se ha fusionado con otra empresa también necesitará una auditoría legal más profunda. Además, el alcance de una auditoría legal también dependerá del tamaño y la complejidad de la empresa.

Aspecto claves en la auditoría legal

– Estructura organizativa

– Activos de la empresa

– Políticas de recursos humanos, manuales del empleado, aplicaciones,

– Contratos: empleo, vendedor, ventas; como cualquier otro contrato o acuerdo legal y documentación.

– Acuerdos de no divulgación y de no competencia

– Revisión de los registros de marcas y derechos de autor, así como de los acuerdos de licencia

– Acuerdos de accionistas

– Revisar los contratos de arrendamiento de propiedades comerciales y equipos

– Revisar los litigios actuales y pasados

– Tipos de seguros y coberturas

– Cumplimiento de las regulaciones específicas de la industria

Auditoría legal en empresas grandes

Para compañías más grandes y complejas, el primer paso es determinar qué área o áreas de sus operaciones deben ser auditadas. Durante este paso se identifican el alcance y los objetivos de la auditoría. El alcance de la auditoría se basará en su industria, asuntos legales pasados y el tiempo transcurrido desde su última auditoría legal.

Una vez acordados los objetivos y el alcance de la auditoría, la persona a cargo del equipo de auditoría presentará un plan de auditoría para que su empresa lo revise, comente y apruebe. El plan de auditoría proporcionará un marco que le ayudará a saber qué esperar y a concentrar los esfuerzos del equipo de auditoría.

Después de que se apruebe el plan, comenzará la auditoría legal real. El equipo de auditoría enviará cuestionarios y solicitudes de información a departamentos e individuos específicos identificados en el plan que puedan tener conocimientos específicos y relevantes o acceso a documentos clave. El equipo de auditoría también entrevistará a algunos miembros de la organización.

Después de recopilar toda la información solicitada, el equipo de auditoría revisa los documentos, los cuestionarios y las respuestas de la entrevista. A continuación, el equipo de auditoría prepara un informe preliminar de sus hallazgos y los presenta a la empresa.

A veces los hallazgos iniciales provocan preguntas adicionales y pueden llevar a otra ronda de recolección de información. Esta segunda ronda es más estrecha y se centra en cuestiones específicas.

Por último, el equipo de auditoría presentará su informe final completo con las recomendaciones de acción.

¿Por qué es necesaria la auditoría legal?

El bien más valioso de la empresa es el conocimiento. Cuanto más sepa sobre su empresa, su competencia y sus clientes, mejor preparado estará para adaptarse rápidamente a los cambios en el mercado y aprovechar las oportunidades.

Una auditoría legal es una fuente increíble de conocimiento. Ayuda a exponer riesgos ocultos y a desenmascarar activos ocultos o fuentes de ingresos. Una auditoría legal le ayuda a entender mejor la realidad de su situación legal. Una vez que usted tenga ese conocimiento, podrá tomar las medidas apropiadas.

Si usted decide no tener una auditoría legal es como decidir volar un avión sin usar radar. Pierde un importante sistema de alerta temprana y pone toda su fe en su capacidad de reaccionar correctamente en el momento en que no hay espacio para el error.

Identificar los problemas de cumplimiento con anticipación

Para la mayoría de las empresas, el mayor beneficio de una auditoría legal es descubrir los problemas de cumplimiento antes de que sean descubiertos por los reguladores, o expuestos por costosos litigios. Una vez que se han identificado los problemas de cumplimiento, se pueden abordar para evitar sanciones futuras.

Ocasionalmente, se descubren importantes actos ilícitos o prácticas deshonestas de las que los niveles superiores de la administración no tenían ni idea. Una auditoría legal puede conducir al fin de estas prácticas y a la creación de nuevos procedimientos para protegerse contra la repetición de los mismos problemas en el futuro.

Una auditoría también puede identificar acciones o problemas que ponen a la empresa en riesgo de litigio. El ejemplo más común es el de los recursos humanos. Los problemas de los empleados relacionados con la discriminación o el acoso que no se tratan con prontitud y de manera apropiada podrían terminar costando millones de dólares a la compañía. Pero, si estos problemas son descubiertos como parte de una auditoría legal, la compañía tiene la oportunidad de hacer enmiendas a los empleados perjudicados en forma privada.

Sin embargo, las auditorías no se centran exclusivamente en la mitigación de riesgos. Las auditorías legales también pueden tener un impacto positivo en los ingresos de la empresa. Cuando las auditorías legales se centran en revisiones de contratos, políticas de adquisiciones o propiedad intelectual, no es raro que un equipo de auditoría descubra posibles fuentes de ingresos o activos que la empresa desconocía.

Por ejemplo, es posible que la empresa haya regalado de forma rutinaria propiedad intelectual valiosa en lugar de tratar de conceder licencias sobre la propiedad intelectual a los clientes. La empresa también puede haber pasado por alto algunos casos de infracción de derechos de autor, marcas comerciales o patentes que son claramente perseguibles.

Las auditorías también pueden descubrir acuerdos de demandas colectivas contra empresas de servicios públicos o transportistas que la empresa no ha podido cobrar sin saberlo.

¿Qué se debe auditar y con qué frecuencia?

Aunque cada negocio es diferente, aquí están las áreas que más se benefician de las auditorías legales:

– Cumplimiento de contratos gubernamentales

– Recursos humanos

– 2. Propiedad intelectual

– Litigios

– Valores

– Estructura de la empresa

Aunque todas las auditorías legales seguirán el mismo proceso general, las auditorías de diferentes áreas a menudo tendrán objetivos diferentes. Por ejemplo, una auditoría de cumplimiento de contratos gubernamentales y una auditoría de recursos humanos se centrarán en gran medida en la mitigación de riesgos. Una auditoría de valores o una auditoría de litigios a menudo se centrará en asegurarse de que existen procedimientos de diligencia debida, y en desarrollar procesos para asegurarse de que los procesos legales existentes sean lo más eficientes posible.

Dependiendo de su tamaño y tipo de industria, es posible que también desee realizar auditorías legales periódicas de su cumplimiento con las normas antimonopolio, de seguridad y cumplimiento con las normas de TI y software, y de cumplimiento con las normas ambientales.

La mayoría de las empresas deben tener una auditoría legal en una o más áreas importantes de su negocio cada tres a cinco años. Sin embargo, si usted ha encontrado recientemente un problema importante que condujo a un litigio o a algún tipo de acción regulatoria, puede ser necesaria una auditoría legal para asegurarse de que no hay otras minas terrestres potenciales ocultas en sus archivos o procesos.

¿Qué sucede después de una auditoría legal?

Corresponderá a la junta y al equipo de gestión decidir cómo manejar las recomendaciones. La empresa que realizó la auditoría puede ser llamada de nuevo para realizar un trabajo de seguimiento en relación con la implantación de las recomendaciones.

La gerencia debe calendarizar la fecha de la próxima auditoría como parte del flujo de trabajo posterior a la auditoría legal. Esto ayuda a establecer un patrón regular de auditorías que ayudan a la empresa a asegurarse de que está aprovechando al máximo sus activos y de que está haciendo todo lo posible para mitigar el riesgo.

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