Control interno

¿qué es el control interno?

El control interno es la planificación organizativa y todos los métodos y procedimientos adoptados en una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuación y el soporte de los datos contables, promover la eficiencia operativa y fomentar el cumplimiento de las políticas definidas por la dirección, con el objetivo de evitar FRAUDES, ERRORES, INFICIENCIAS y CRISIS en las empresas.

La Auditoría de Gestión evalúa el nivel de seguridad de los controles internos existentes en la empresa, sugiere y recomienda la implementación o mejora de los mecanismos internos de prevención. Asimismo, trabaja asesorando a la administración de la empresa en la identificación de la inexistencia, deficiencia, falla o incumplimiento del control interno, para lo cual el Auditor debe tener conocimiento de la funcionalidad y aplicación de estos mecanismos en la empresa. Este trabajo tiene como objetivo abrir el razonamiento del Auditor para evaluar la seguridad de los controles internos en la organización.

Aspectos generales del control interno

1. Debe ser:

a) Útil – cuando protege los activos de la empresa y promueve el buen desarrollo del negocio, protegiendo a las empresas y a las personas que trabajan en ella;

b) Práctico – cuando sea apropiado para el tamaño de la empresa y el tamaño de las operaciones, la objetividad de lo que se debe controlar y la sencillez de su aplicación;

c) Económico – cuando el beneficio de mantenerlo es mayor que su costo (costo/beneficio).

2. Importancia del control interno

a) Salvaguardar el bien – proteger el bien de posibles robos, pérdidas, usos indiscriminados o daños morales (imagen de la empresa);

b) Desarrollo de negocio – un sistema de control interno que permite a la administración actuar de la forma más rápida y segura posible en la toma de decisiones.

c) Resultados de las operaciones – proporcionar a la administración, de manera oportuna, información que le permita aprovechar todas las oportunidades de buenos negocios, reducir costos y aumentar el nivel de confianza de los clientes y empleados de la empresa.

e) Para que la empresa cumpla con sus metas-Todas y cada una de las empresas existen para cumplir al menos tres propósitos principales:

– cumplir con sus objetivos sociales – beneficio, bienestar de la comunidad, educación política, etc;

– satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes;

– proporcionar un entorno rico y saludable para las personas que trabajan allí, creando las condiciones para que estas personas puedan mejorar continuamente sus habilidades técnicas profesionales y humanas y recompensarlas por su desempeño (ya sea a través de elogios, premios o promociones). Las personas deben saber cómo son evaluadas y participar en este proceso.

3. Un entorno propicio para un buen control interno incluye:

  • Principios éticos y justicia e integridad de los empleados y de la compañía;
  • Estructura organizativa adecuada;
  • Compromiso con la competencia y la eficiencia;
  • Formación de una cultura organizacional;
  • Estilo y actitud ejemplar de los directivos;
  • Políticas y prácticas de RRHH adecuadas;
  • Sistemas adecuados.

4. El control interno se ejerce a través de cinco actividades básicas:

  1. Seguridad y protección de activos y archivos de información.
  2. Documentación y registros adecuados.
  3. Segregación de funciones.
  4. Procedimientos de autorización apropiados para el procesamiento de transacciones.
  5. Comprobaciones independientes.

5. Tipos de controles internos

Las Normas de Auditoría establecen que el sistema de control interno de una sociedad se divide en dos grupos de control: los de carácter contable y los de carácter administrativo.

Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los sistemas, métodos y procedimientos relacionados con él:

  • la salvaguardia de los bienes, derechos y obligaciones;
  • fiabilidad de los registros financieros.

Ejemplos:

  • sistema de autorización y aprobación de las transacciones
  • principios de separación de funciones
  • controles físicos sobre los activos y la información
  • custodia de bienes y derechos.

Los controles administrativos incluyen el plan de organización, los sistemas, los métodos y los procedimientos de la dirección con el fin de contribuir a ellos:

– eficiencia y eficacia operativa;

– Cumplimiento de las directrices, políticas, estándares e instrucciones de gestión.

Ejemplos:

  • programas de capacitación y desarrollo del personal;
  • Métodos de programación y control de las actividades
  • sistemas de evaluación y rendimiento
  • estudios de tiempo y movimiento

Los programas que una empresa desarrolla para la capacitación y desarrollo de su personal tienen el propósito de contribuir a que tengamos personas más calificadas, y tales personas, al estar más calificadas, tienden a causar menos errores en el desempeño de sus funciones, colaborando para mayor calidad en el flujo de transacciones de la empresa.

6. Funciones de los gerentes/administradores con respecto al control interno

Para el buen funcionamiento de una política de control interno en la empresa, es esencial que los gerentes y administradores, además de su estilo y actitud ejemplar, cumplan con sus funciones:

a) Establecer objetivos: lo que se quiere lograr, cuándo y a qué costo.

b) Plan: es la determinación, tan clara como sea posible, de cómo actuaremos para hacer posible el logro de esos objetivos. La planificación es, por lo tanto, establecer las directrices, estrategias y políticas que guiarán el desempeño de todos los integrantes de la empresa, responsables de alcanzar los objetivos.

c) Organizar: la colocación, la disposición de los recursos, según lo previsto en la planificación, para que se pueda actuar y cumplir con los objetivos-metas. Organizar es poner el recurso correcto, en el lugar correcto y en el momento correcto, siempre según lo determinado por la planificación. Significa dejar claro quién hace qué, por qué, dónde, cuándo y cómo. Depende de la función de organizar para que quede claro:

  • qué se debe hacer;
  • quién es el responsable de la ejecución;
  • cuándo y dónde debe ejecutarse; y
  • cómo hacerlo, cómo deben ejecutarse los procedimientos.

d) Mando: sin acción, no se hace nada. Por lo tanto, el mando es el medio de asegurar que cada uno cumpla con lo que se le ha asignado. Es para hacer cumplir las órdenes dadas.

e) Coordinar: es el aspecto más humano del conjunto de funciones. Significa saber cómo guiar, enseñar, evaluar, recompensar y, cuando sea necesario, castigar. Es la armonización del trabajo de las personas, una forma de transformar un grupo en un equipo. Un grupo de trabajo se convierte en un equipo cuando el líder es capaz de ejercer una coordinación adecuada.

f) Control: es la verificación del progreso del trabajo y los logros, en comparación con lo que teníamos en mente (nuestros objetivos, metas, presupuestos, etc.) y, cuando se detecta que algo se comporta de manera inapropiada a lo que pretendemos y/o que se están logrando los resultados menos favorables, tomar las medidas necesarias para corregir el curso, presente y futuro. El control se realiza normalmente evaluando y comparando números (cantidades, valores, porcentajes, etc.).

Existen tres formas de control:

a) anterior: control ejercido desde la proyección de los datos reales y la comparación de los resultados probables con los que se pretende conseguir;

b) durante el hecho: es el control ejercido en el momento de la ocurrencia de desviaciones, fraudes o fallas; y

c) después del hecho: lo máximo que podemos hacer es tomar medidas para que no se produzca un hecho similar.

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